通訊錄

出自Advanhost
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通訊錄是一個非常強大的工具用來管理聯絡資料。和其他使用者共享通訊錄是一件很容易的事情 。 每一個聯絡資料都可鏈接項目如 '工作' ,'appointments',檔案等等,可參考附圖。最新的鏈接會立即顯示。要瀏覽和管理的各個環節的聯繫資料,請單擊“鏈接”按鈕。

建立通訊錄

通訊錄的主屏幕上, 你可以建立新通訊錄 : Administration -> Manage -> 通訊錄 -> 增加

按以下圖示的步驟輸入資料。


Addressbook panel


增加連絡人

建立了新的通訊錄後(或可以在舊有/匯入的通訊錄內), 你可以增加新的連絡人:

增加連絡人 - > 編輯連絡-> 連絡人標籤 內輸入有關資料

Add contact


共享通訊錄

要和其他使用者或群組共享一個通訊錄,有兩件事情需要進行設置。使用者必須能夠訪問通訊錄模組及通訊錄。要設置通訊錄的權限:

通訊錄 - >Administration - >雙擊使用者 - > 權限

在這裡你可以添加使用者和群組。更多有關管理權限在這裡。

在這裡可參考權限管理.

如果你想建立一個全局共享通訊錄,建議添加這個通訊錄為“管理員”,以免這名僱員辭職時,共享通訊錄會被刪除。這是一個常見的錯誤。

匯入聯絡人

這通訊錄是可以從另一個應用程序匯入聯絡人。匯入名單是要用逗號分隔值文件(*.csv)或 vCard (*.vdf)檔案。 若己建立了 CVS檔案,可以跟以下步驟:

通訊錄 -> Administration -> 雙擊名字 -> 選擇匯入CSV文件 -> 選擇從瀏覽器匯入文件 -> 選擇連絡人及點擊上 傳。 已選擇的通訊錄檔案內的數據列將被掃描,然後您可以選擇哪些從舊文檔的數據轉到通訊錄中。 在點擊“確定”你的地址簿就會有匯入的連絡人信息。

注: 網上office 系統的通訊錄是分開 '公司'及個別'連絡人'名單的。如果要分別匯入這二份名單,請先匯入'公司'。 網上office 系統會將現有的'公司'鏈接到有關的連絡人。如果找不到匹配的'公司' 將創建一個新的空單。因此,如果你先匯入連絡人,名單將會重複。

提示: 如果您的CSV文件中的項列名字和網上office系統相同的話(如First name, Last name, E-mail, 公司, 部門, 地址,電話…等等) , 系統在匯入名單時會自動匹配,可省卻你做匹配的時間。

匯出連絡人名單

通訊錄亦可以用逗號分隔值文件(*.csv)或 vCard (*.vdf)檔案匯出, 名單是可以用’公司’ 或個別’連絡人’, 此過程將創建為一個備份文件,你可將其發送給同事,或匯入其他程式。 匯出通訊錄步驟:

通訊錄 -> manage -> 雙擊名字 -> 匯出 選擇文件類型:CSV -> 選擇匯出數據:連絡人戓公司 -> 點擊滙出

用合併檔案發送郵寄文件

要創建一個合併的文檔用作發送郵寄文件,如帳單或通知您需要匯出到CSV,作為一個數據源,然後再用 OpenOffice.OrgMicrosoft Word合併到有關的文件。

電子郵件模組

您可以建立電子郵件模組 : 通訊錄 ->Administration ->Manage ->Templates ->Add e-mail template

在屬性面板中,你可以選擇 AutoData 如:

手機{cellular} 電話{home_phone} last name {last_name} 日期{date}


Email 模組


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